Je hebt je recruitment KPI’s bepaald. De definities staan vast, de ambities zijn helder. Maar dan komt de grote uitdaging: hoe krijg je die KPI’s zó in beeld dat ze niet alleen gelezen, maar ook gebruikt worden? Daarvoor heb je een KPI-dashboard nodig. Niet als doel op zich, maar als slim middel om prestaties te sturen, keuzes te onderbouwen en continu te verbeteren.
In deze blog lees je hoe je een recruitment KPI-dashboard opzet dat werkt, voor recruiters, management én de business.
Waarom je niet zonder dashboard kunt
Zonder dashboard werk je elke maand in losse Excel-bestanden, met handmatige berekeningen, foutgevoeligheid en frustratie. Dat is niet schaalbaar. Binnen een paar maanden verzand je in bijhouden om het bijhouden. Een goed dashboard:
Maakt prestaties visueel en bespreekbaar
Biedt één waarheid in de organisatie
Versnelt besluitvorming en bijsturing
Maar alleen als je het goed opbouwt, met oog voor gebruiksgemak, betrouwbaarheid en relevantie.
Stap 1: bepaal wie het dashboard gebruikt en waarvoor
Voordat je iets bouwt, bepaal je wie het dashboard gaan gebruiken en wat ze ermee willen doen. Denk aan:
Recruiters die hun eigen performance willen volgen
Recruitmentmanagers die teamresultaten willen vergelijken
HR-businesspartners die inzicht willen voor MT-overleggen
Directieleden die vooral naar strategische KPI’s kijken, zoals Quality of Hire
Pas als je de gebruikers en hun doelen scherp hebt, kun je bepalen welke KPI’s en welke visualisaties je opneemt.
Stap 2: verzamel en toets je databronnen
Voor elke KPI heb je data nodig. Maar niet elke data is direct beschikbaar, bruikbaar of betrouwbaar. Stel daarom per KPI vier vragen:
Is de databron beschikbaar?
Staat de info in je ATS, HR-systeem, boekhouding of surveytool?Is de databron aansluitbaar?
Kun je de data koppelen aan je dashboard (bijv. via API)?Is de data efficiënt te ontsluiten?
Geen handmatige exports en eindeloze Excel-dumps.Is de data betrouwbaar?
Kloppen de getallen? Of zit er vervuiling in, zoals kostenposten die niet over recruitment gaan?
Deze stap is vaak het meeste werk — maar ook de belangrijkste investering in de kwaliteit van je dashboard.
Stap 3: definieer en automatiseer je berekeningen
Nu weet je wat je wilt tonen en waar de data vandaan komt. Tijd voor de rekenregels. Denk aan:
Cost per hire = totale recruitmentkosten / aantal hires
Service quality rate = NPS-score van vacaturehouders
Candidate experience rate = NPS-score van kandidaten
Zorg dat:
De definities eenduidig zijn en zichtbaar in je dashboard (bijv. via een info-icoon)
De berekeningen automatisch verlopen via een BI-tool (zoals Power BI of Tableau)
De uitkomsten gecontroleerd zijn op juistheid en logica
Fouten in formules, onduidelijke definities of ontbrekende data ondermijnen direct het vertrouwen in je dashboard.
Stap 4: ontwerp de visualisatie, sober en functioneel
Een goed dashboard is:
Overzichtelijk: geen warboel aan grafieken of kleuren
Logisch opgebouwd: van hoofd-KPI’s naar detail
Intuïtief bruikbaar: iedereen snapt direct wat hij ziet
Kijk per KPI welke visualisatie het verhaal het best vertelt. Soms is dat een staafdiagram, soms een scorekaart, soms een tijdslijn. Gebruik waar mogelijk:
Tracking over tijd (ontwikkeling afgelopen kwartaal, jaar)
Drilldowns (per afdeling, doelgroep of recruiter)
Filters (voor segmentatie of scenario’s)
Zo wordt je dashboard niet alleen informatief, maar ook interactief.
Stap 5: voeg duiding en context toe
Data zonder context is ruis. Voeg daarom altijd een toelichtingsmogelijkheid toe, zoals een comment box waarin je per maand of kwartaal:
De ontwikkeling van KPI’s toelicht
Analyseert wat de oorzaak is van stijging of daling
Benoemt welke interventies zijn ingezet of gepland
Dat maakt het dashboard niet alleen een spiegel, maar ook een sturingsinstrument. Zeker als meerdere stakeholders het gebruiken.
Tot slot: je BI-tool is je motor
Een goed KPI-dashboard vraagt om een goede BI-tool. Denk aan:
Power BI (Microsoft): krachtig, breed beschikbaar
Tableau: geavanceerd en visueel sterk
Qlik of Looker: geschikt voor grotere organisaties
Check altijd wat je organisatie al in huis heeft (vaak binnen Finance) — en koppel hier slim op aan. Dat scheelt tijd én kosten.
Wil je leren hoe je een KPI-dashboard opzet dat meer doet dan rapporteren en dat echt helpt om recruitment te verbeteren? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en zet de stap van losse data naar krachtige sturing.